SAMARINDA – Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Kalimantan Timur (Dispora Kaltim), menilai pemusnahan arsip fisik yang tidak relevan adalah langkah yang diperlukan untuk meningkatkan efisiensi.
Pihaknya mendorong adanya digitalisasi arsip sebagai langkah penting dalam modernisasi pengelolaan dokumen pemerintahan.
Kabid Peningkatan Prestasi Olahraga Dispora Kaltim, Rasman mengatakan, bahwa pentingnya menjaga arsip yang masih relevan dalam format digital harus diperhatikan untuk menghindari kehilangan dokumen penting, terutama saat berhadapan dengan masalah hukum di masa mendatang.
“Saat menghadapi isu hukum, dokumen tertentu bisa sangat dibutuhkan dan memiliki nilai yang tinggi pada waktu-waktu tertentu. Oleh karena itu, pemerintah perlu menyimpan dokumen dalam bentuk digital,” katanya Rasman.
Dispora Kaltim mencatat bahwa sebagian besar arsip fisik yang akan dimusnahkan adalah dokumen dari periode 2005 hingga 2011, ketika digitalisasi arsip belum diterapkan secara luas.
Meskipun arsip fisik mungkin tidak lagi relevan, informasi penting tetap dapat diakses melalui data yang tersimpan dalam format lain.
Rasman menjelaskan bahwa keputusan untuk memusnahkan arsip fisik tidak diambil dengan sembarangan.
“Tentu ada pertimbangan dalam pemusnahan. Arsip yang tidak lagi dibutuhkan, terutama setelah sepuluh tahun, sebaiknya dimusnahkan. Contohnya, dokumen dari tahun 2004 yang sudah lebih dari sepuluh tahun bisa menjadi beban jika disimpan terus-menerus,” ucapnya.
Dengan kemajuan teknologi digital yang terus berkembang, Rasman optimis bahwa Dispora Kaltim dapat mengelola arsip dengan lebih efisien.
“Saat ini, proses penyimpanan dan pengelolaan arsip jauh lebih mudah berkat digitalisasi. Saya yakin bahwa dokumen yang akan dimusnahkan adalah yang memang tidak diperlukan lagi,” ujarnya. (Adv)
